المدير التنفيذي

أ. زلفي محمد زين
المدير التنفيذي

المقدمة :

تتمثل المهام والوظائف الادارية لمكتب الادارة التنفيذية فى على اعداد وصياغة الخطط والتقارير والترتيب والدعوة للاجتماعات والمتابعة الادارية والمالية وكل  الأعمال والعمليات التنظيمية الإدارية  لمنسقية ولاية نهر النيل والمحليات يأتى تفصيلها على النحو التالى :

اعداد الخطط :-

  1. تجميع خطط منسقيات الولاية والمحليات .
  2. دمجها فى خطة واحدة .
  3. مراجعة الخطط
  4. طباعة الخطط .
  5. عرضها على المنسق الاول .
  6. اجازتها فى اجتماع المنسقية الدوري .
  7. تسليمها لشئون الولايات .
  8. متابعة تنفيذ الخطط بشكل دوري (أسبوعى- نصف شهري- شهري) .

إعداد التقارير :-

  1. تجميع تقارير المنسقيات والمحليات بالولاية
  2. التجميع الكلى فى تقرير موحد .
  3. الطباعة والمراجعة الدقيقة للتقرير الأداء
  4. الطباعة والمراجعة الدقيقة لتقرير الخطة التشغيلية السنوي .
  5. عرضه على المنسق الاول لابداء الملاحظات .
  6. عرضه فى اجتماع المكتب لاجازته.
  7. تسليمه تسليمها لشئون الولايات .
  8. ارشفة التقرير فى الملف وفى الحاسوب.

المتابعة الادارية والمالية :-

  1. كتابة التصديق المالى .
  2. مراجعته من المراجعة الداخلية .
  3. تصديقه من منسق الادارة والمال والامداد.
  4. استلام المبالغ المالية من الشئون المالية .
  5. صرفه حسب البند المصدق له .
  6. التصفية النهائية –فواتير –اقرار مالى .
  7. تحديد الحوجة من المعينات الادارية
  8. تحرير خطاب بالاحتياجات الى منسق الادارة (اثاثات، ادوات مكتبية، معينات اخرى ) .
  9. متابعة الاستحقاقات الادارية لهيكل المنسقية .
  10. استلام المكاتبات الادارية المختلفة وعرضها للمنسق الاول .
  11. تبليغ هيكل المنسقية بالانشطة والبرامج والتاكد من مشاركتهم.
  12. تحديد حوجة المجندبن ومتابعة مواظبتهم .

الاجتماعات :-

  1. تذكير افراد المكتب بالاجتماع .
  2. تهئية مكان الاجتماع .
  3. كتابة محضر الاجتماع بالدفتر المخصص).
  4. طباعة المقررات والموجهات .
  5. تسليم الموجهات المنسقيات والمحليات بولاية الخرطوم
  6. متابعة تنفيذ الموجهات .
  7. رفع تقربر للمنسق الاول بموقف التنفيذ
  8. ارشفة المحاضر والموجهات.

البرامج الترفيهية والدعوية والتثقيفية :-

  1. إعداد تصور البرامج.
  2. وضع ميزانية البرامج.
  3. التصديق بتنفيذ البرامج.
  4. متابعة تنفيذ البرامج.

165 total views, 1 views today